Slack, Teams, Trello o Basecamp son algunas de las herramientas digitales que se han vuelto masivas en los últimos años. Sin embargo, incluso antes de que la pandemia por Covid-19 trasladara las oficinas a la casa con el trabajo remoto, muchas empresas ya contaban con sistemas internos que permitían a sus miembros no sólo comunicarse, sino que colaborar en línea y en tiempo real.

 

La colaboración es un concepto que tiene amplia aceptación en el mundo de los recursos humanos, la administración y el liderazgo. Pero, al igual que otras nociones como el brainstorming o el trabajo en equipo que se impusieron como tendencia durante un tiempo, la colaboración para que sea realmente beneficiosa tiene que darse dentro de ciertos parámetros. Colaborar con todos y todo el tiempo no es una estrategia efectiva, ni siquiera desde el punto de vista de la innovación. Un estudio llevado a cabo por Connected Commons, y cuyos resultados fueron publicados en Harvard Business Review, en los últimos años el tiempo que los trabajadores destinan a actividades colaborativas dentro de su espacio laboral ha aumentado en un 50%. Sin embargo, este marcado aumento en la colaboración entre equipos no tiene un correlato en otros indicadores como la productividad, el bienestar o la satisfacción laboral.

Los especialistas a cargo del estudio publicaron, además, una recolección de datos obtenidos en más de 300 organizaciones que muestra cómo en realidad casi un tercio del valor agregado por la colaboración es realmente aportado por un porcentaje muy pequeño de trabajadores. Esos que se vuelven reconocidos por su capacidad y disponibilidad para asistir a otros y que, en la mayoría de los casos, está dispuesto a dar todavía más de lo esperado. Estos lobos solitarios son en realidad quienes impulsan los resultados positivos que ha mostrado el trabajo colaborativo en diferentes industrias. Y la consecuencia de esto es una distribución poco equitativa del trabajo y sobrecarga laboral para algunas personas.

Según la American Management Association la colaboración se puede definir como “un proceso a través del cual las personas conectan y trabajan juntas de forma interactiva, interdependiente, unificada, cooperativa y sinérgica para alcanzar una meta común”. Y entender la colaboración como un proceso que permite alcanzar un objetivo compartido es clave para aprender cuándo y cómo colaborar de manera efectiva.

●  Para que la colaboración sea realmente efectiva, es necesario evitar que se convierta en el default o modo de operación automático y que, por el contrario, siempre haya un primer análisis de los costos que tiene colaborar en términos de tiempo y recursos versus los beneficios que genera. Este chequeo puede hacerse a lo largo del proceso y evaluar paso a paso cuándo es realmente conveniente el trabajo conjunto y cuándo es más productivo trabajar solo.

●  Además, es importante evitar la colaboración cuando observamos que un individuo por sí mismo cuenta con los conocimientos y habilidades para hacer el trabajo en solitario. La colaboración, como han mostrado las investigaciones, puede prestarse para que quienes tienen un desempeño destacado asuman las cargas y responsabilidades de otros en virtud del trabajo en equipo.

●   Otro de los escenarios en los que se suele caer en colaboración poco productiva es cuando se trata de tareas simples o breves. En esos casos, la planificación y la estrategia que suele ser necesaria para un trabajo conjunto solamente hace la tarea más compleja.

●  También es recomendable evitar la colaboración cuando lo primordial es lograr una ejecución rápida y, nuevamente, la coordinación que necesariamente acompaña al trabajo colaborativo, hace que un resultado urgente se retrase.

Se estima que hoy el 85% del tiempo que pasamos en el trabajo se va en reuniones de equipo, respondiendo correos, llamados o atendiendo solicitudes de otros colaboradores que buscan ayuda con sus propias tareas. Y si bien acceder a estas peticiones y estar constantemente disponibles para los demás a través de la web puede parecer una actitud solidaria o una muestra de trabajo en equipo, las consecuencias de la colaboración excesiva son perjudiciales para las personas y para las empresas. En el largo plazo, la colaboración no productiva y en exceso se traduce en una carga de trabajo adicional que hace que muchos profesionales terminen alargando sus horarios laborales o llevándose tareas del trabajo a la casa. Y así, comienzan a transitar un camino directo al estrés y al burnout laboral.